Prva faza vzpostavitve EDI (Electronic Data Interchange) centra se je izvajala v okviru projekta ITS Adriatic Multi-port Gateway, tako da so bile aktivnosti sofinancirane v višini 50% iz sredstev Evropske Unije skozi program TEN-T. Prototip EDI centra je bil že pred letom dni predan v testiranje, pri čemer je Luka projekt nadgrajevala s ciljem spodbuditi vse aktivnosti, ki jih zahtevajo ladjarji za popolno komunikacijo s kontejnerskim terminalom preko EDI centra s pomočjo EDIFACT sporočil za uvozni oz. izvozni ladijski cikel.
Boris Šušmak, vodja Področja upravljanja in razvoja poslovnih procesov razloži, da je pobuda za to pravzaprav prišla od ladjarjev. »Več ladjarjev je namreč večkrat izrazilo zahtevo po standarizaciji komunikacije, kot jo imajo drugi kontejnerski terminali po svetu. Mi smo nato ukrepali in priredili način komunikacije med kontejnerskimi ladjarji in Luko na primerljiv način kot ga poznajo severnoevropska pristanišča. Pri tem prvem koraku vzpostavljanja EDI centra je proces oz. celoten sistem zasnovan tako, da za okolico, torej za špediterje in manjše agente brez razvitega EDIFACT sistema, ne pomeni nobene bistvene spremembe. Vsi, ki so izrazili potrebo po komunikaciji med njihovim komunikacijskim sistemom in sistemom Luke pa omogočamo neposredno komunikacijo preko EDI centra. Lokalni agenti oz. predstavniki ladjarjev pa imajo na voljo poseben portal, ki je del rešitve EDI centra, preko katerega lahko nadzirajo morebitne odmike med dispozicijo in nakladalno listo.«
Vse rešitve EDI centra so pripravili v sodelovanju z Actualom, k sodelovanju pa so pritegnili tudi sodelavce s Področja strateškega razvoja.
Kako kaže s projektom naprej? Šušmak: »V pripravi je tudi študija EDI centra 2, ki bo pomenila korenito spremembo načina komuniciranja s kontejnerskim terminalom. Tudi za ta del razvoja smo uspeli pridobiti evropska sredstva, s katerimi bomo pokrili 50% stroškov in sicer skozi projekt B2MOS (program TEN-T). Zato jo bomo kmalu predstavili lokalni skupnosti. Zdaj potekajo intenzivna testiranja prve faze EDI centra z ladjarjem MSC, kmalu tudi z Maerskom. Obe rešitvi Edi center 1 in 2 sta osnovani na najboljših praksah iz 15 pristanišč po Evropi.
Zahteve ladjarjev po vzpostavitvi popolne EDIFACT komunikacije so le ena od konkretnih zahtev ladjarjev za ohranjanje in povečevanje pretovora z Luko Koper. Velja pa za zdaj samo za kontejnerski posel, ker je bistveno bolj standariziran in mednarodno razširjen. Naslednji tovor, ki bi ga lahko vsaj teoretično lahko vključili na podoben način, bi bil lahko avtomobilski pretovor.
Moram poudariti, da si projektna skupina prizadeva, da bi omogočila čim lažji prehod tudi manjšim agentom, ki nimajo dobre IT podpore.«
Poklicali smo na kontejnerski terminal, kjer nam je višji strokovni sodelavec Marjan Beškovnik povedal, da operativno zadeva poteka v redu: »Z večino ladjarji smo že uspeli preiti na pošiljanje ladijskih in kopenskih kontejnerskih premikov iz novega sistema, vse poteka bolj standarizirano, lažje je tudi ponovno pošiljanje manjkajočih sporočil. Operativno pa poteka vse enako kot prej in za zaposlene ni opaziti spremembe v načinu dela. V naslednji fazi pa bo nekaj sprememb predvsem pri posredovanju informacij. V zaključni fazi pa je testiranje primernosti EDIFACT sporočil COPRAR in COREOR.«
Besedo smo dali tudi ladjarju MSC, ki je prvo fazo uvajanja uspešno zaključil. Operativni manager pri MSC Koper Davor Briševac: »MSC je drugi največji kontejnerski ladjar na svetu, v Kopru je prisoten že 17. leto, podjetje MSC Koper pa deluje tu od leta 2003. Mi smo bili pobudniki za vzpostavitev tega sistema, ker so nas določene stvari, predvsem dispozicije omejevale in nas v določeni meri še vdno. Za ladjarje niso potrebne, pri tem pa je naš informacijski sistem omogočal komunikacijo direktno s terminalom, kot to izvajamo s terminali po svetu. Luka pa ni imela tega sistema. Šušmak je uvidel, da mora Luka narediti korak naprej. Dispozicije onemogočajo hitro poslovanje in hitre odločitve v dobrobit stranke. Za nalaganje vsakega kontejnerja je zadaj špediter, ki izdela izhodno dispozicijo. Špediterji bodo še vedno potrebni zaradi carinskih postopkov, se bo pa med drugim recimo olajšal postopek pri prevzemu praznih kontejnerjev v prihodnosti ob uvedbi druge faze. Tako ladjar prevzema nekaj dela nase, na izvozu se špediterju olajša tudi postopek pri menjavi ladij. Ko se bo najavljen tovor z ene ladje preusmeril na drugo, načeloma ne bo več potrebna nova izhodna dokumentacija na novo ladjo, s čimer se delo avtomatizira. Zdaj je sistem utečen, smo pa imeli na začetku veliko težav. Skoraj leto dni je bilo potrebno, da smo prejšnji mesec prvo fazo pripeljali do konca. Potrebno je bilo veliko usklajevanj, testnih sporočil, sestankov … Popravki so bili potrebni za dobrobit strank, špediterjev, nas in Luke. Zdaj imamo dober produkt, ki ustreza našim pričakovanjem.«
