Za podrobne informacije smo se obrnili na nosilca projekta Taja Morela, ki nam je najprej predstavil argumente za uvedbo e-računa: »Glavni argument za uvedbo elektronskega računa (e-računa) je bila pobuda večjih kupcev, s katerimi smo si že do sedaj izmenjavali račune v elektronski obliki, vendar niso bili podprti s standardnimi sporočili za izmenjavo e-računov. Zato smo morali še vedno pošiljati račune tudi v papirni obliki kot pravno veljavni dokument. E-računi so bili tako zgolj v podporo pri kasnejši računalniški obdelavi. Prav tako pa zasledujemo trende na trgu B2B povezav, prav tako pa nas bolj ali manj sedaj k temu sili tudi zakonodaja, ki stimulira podjetja za prehod na e-račune. Skladno z našo strategijo o brezpapirnem poslovanju bomo tako opustili papirje v procesu obračuna storitev.
Projekt Uvedba izhodnega e-računa B2B in e-arhiva v celotni skupini Luka Koper, skladnega s slovensko zakonodajo (ZVDAGA – Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva), smo začeli leta 2013. Najprej smo raziskali trg in izbrali rešitev, ki temelji na SAP platformi. Prejete račune smo informatizirali že leta 2010, tako da je uvedba izhodnega e-računa v bistvu nadaljevanje tistega projekta. Jeseni smo implementirali testno okolje in pričeli s testiranjem, ki ga še izvajamo. Še v tem mesecu predvidevamo prehod v produkcijo. Naše partnerje smo pozvali k podpisu dogovora za prejem e-računa izključno v elektronski obliki. Odziv je bil pričakovano nizek, ker niso še vsi tehnološko pripravljeni na elektronsko poslovanje, ovira je tudi kompleksna zakonodaja na tem področju. Zato bomo z Gospodarsko zbornico Slovenije in Forumom za e-račun organizirali konferenco, za vse partnerje skupine Luke Koper, ki bo 22. maja v Portorožu. Na njej bomo podrobneje predstavili iniciativo za e-račun v Sloveniji, stanje e-računa pri nas in predstavili našo rešitev.
Za zagotavljanje skladnosti eRačuna s slovensko zakonodajo, smo Arhivu RS poslali gradivo za potrditev Notranjih pravil. V aprilu pričakujemo potrditev notranjih pravil, da bomo lahko odpravili oz. ukinili klasični arhiv (papir).
Z uvedbo e-računa bomo odpravili tiskanje in kuvertiranje računov, omogočili bomo hitrejšo obdelavo računov znotraj skupine Luka Koper, hitrejši dostop do arhiviranih računov in odpravili fizični arhiv računov. Največji izziv pa ostajajo priloge računov, ki jih bo potrebno informatizirati oz. poiskati alternativne rešitve.
Naši poslovni partnerji bodo dostopali do svojih računov in prilog tudi preko spletnega portala CIP (Customer Information Portal), s tem jim bomo omogočili hitrejšo obdelavo računov kot je kontrola, knjiženje in likvidiranje.
Projekt e-računa ter organizacija konference v Portorožu bo delno sofinanciran skozi evropski projekt B2MOS (program TEN-T).
